Người đại diện theo pháp luật xuất cảnh: phải chuẩn bị ủy quyền từ khi nào?
Nghĩa vụ ủy quyền theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp gắn với việc xuất cảnh; không đợi đủ 30 ngày. Những điểm cần kiểm tra để tránh gián đoạn hoạt động.
Người đại diện theo pháp luật xuất cảnh: phải chuẩn bị ủy quyền từ khi nào?
*Cập nhật, kiểm chứng ngày 02/11/2026 — Công ty Luật An Lộc Victory & Cộng sự.*
Người đại diện đi nước ngoài có thể làm gián đoạn công việc nếu doanh nghiệp chưa bố trí người thực hiện thẩm quyền tại Việt Nam. Giải đáp của Bộ Tài chính đăng ngày 01/11/2026 nhắc lại nghĩa vụ cần kiểm tra trước mỗi chuyến đi của người đại diện theo pháp luật.
Không đợi đi nước ngoài đủ 30 ngày
Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 yêu cầu doanh nghiệp luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn một người đại diện cư trú tại Việt Nam, người này phải lập văn bản ủy quyền cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền, nghĩa vụ của người đại diện khi xuất cảnh.
Nghĩa vụ này gắn với thời điểm xuất cảnh, không phải chỉ phát sinh khi chuyến đi kéo dài. Người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện những quyền, nghĩa vụ đã ủy quyền.
Khoản 5 Điều 12 xử lý tình huống khác: doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện, người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền thì, trừ trường hợp tại khoản 6, chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị cử người khác làm đại diện. Mốc 30 ngày không phải thời gian được miễn ủy quyền.
Giấy ủy quyền cần đủ rõ để thực hiện
Về quản trị hồ sơ, doanh nghiệp nên xác định người nhận ủy quyền, phạm vi công việc, thời hạn và cách báo cáo. Cần rà soát những giao dịch đang chờ ký, hồ sơ có hạn trả lời và công việc với ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước để tránh giao nhiệm vụ quá chung chung.
Đồng thời, nên kiểm tra điều lệ, quy chế phê duyệt và thẩm quyền của từng chức danh. Không nên hiểu văn bản ủy quyền khi xuất cảnh là căn cứ bỏ qua các bước chấp thuận nội bộ hoặc yêu cầu pháp luật riêng đối với từng giao dịch.
Nếu công ty có nhiều người đại diện, cần đối chiếu khoản 2 Điều 12 về phân chia quyền, nghĩa vụ trong điều lệ. Việc có nhiều tên trong đăng ký doanh nghiệp không thay thế bước kiểm tra ai còn cư trú tại Việt Nam và ai có thẩm quyền xử lý công việc cụ thể.
Đừng bỏ sót khi chuyến đi kéo dài
Khoản 4 Điều 12 quy định cơ chế tiếp tục thực hiện quyền, nghĩa vụ khi thời hạn ủy quyền đã hết, người đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác. Điều kiện kết thúc cơ chế này khác nhau giữa doanh nghiệp tư nhân và các loại hình công ty; vì vậy không nên mặc định mọi công việc đều dừng ngay ngày hết hạn ghi trên giấy.
Nội dung trên được đối chiếu Văn bản hợp nhất 67/VBHN-VPQH ngày 15/08/2025. Luật 59/2020/QH14 có hiệu lực từ 01/01/2021; ngày xác thực văn bản hợp nhất không tạo ngày hiệu lực mới. Giải đáp ngày 01/11/2026 cũng không phải quy định mới.
Đối với người nước ngoài, không nên chỉ dùng số ngày hiện diện phục vụ xác định cư trú thuế để kết luận đã đáp ứng toàn bộ yêu cầu đại diện doanh nghiệp. Hồ sơ cư trú và tình trạng thực tế cần được kiểm tra riêng.
Công ty Luật An Lộc Victory & Cộng sự hỗ trợ rà soát thẩm quyền, điều lệ và văn bản ủy quyền phù hợp từng doanh nghiệp. Liên hệ: https://anloclaw.vn/.